Fungsi dan Kegunaan Microsoft Word dan Microsoft Excel

FUNGSI DAN KEGUNAAN MICROSOFT WORD

MS WORD dipergunakan untuk membantu pembuatan dokumen berupa laporan ataupun makalah. Namun, kita lupa memanfaatkan berbagai fasilitas yang ada dalam MS WORD, padahal dengan memanfaatkan fasilitas tersebut dapat membantu mempercepat pembuatan dokumen. Berbagai macam fasilitas yang ada dalam MS WORD.

Jenis Huruf

Agar dokumen yang dihasilkan tidak terlalu banyak mengalami editing dalam masalah “font”, sebaiknya tentukan default font yang akan dipergunakan. (Menu Home+ Font)

Pembuatan Numbering

Pembuatan suatu dokumen mengacu kepada peraturan tertentu dalam pembuatan dokumen (misal Bab I Pendahuluan, Bab II Tinjauan Pustaka). Harus didefinisikan terlebih dahulu mengenai numbering yang sesuai dengan peraturan pembuatan suatu dokumen.

Pembuatan Outline

Biasakan bekerja dengan dokumen view berupa Outline. (Menu View + Document Views + Outline). Hal ini akan mempermudah untuk membuat poin-poin penting yang akan dituangkan dalam dokumen. Pembuatan dokumen dalam bentuk outline, minimal sampai dengan level 3. Pada saat perpindahan dari level 1 ke level 2 diharuskan untuk mengubah list level (Menu home+ Multiple List+Change List Level).

Pemakaian Break Section

Dalam suatu dokumen terdapat perbedaan jenis penomoran halaman untuk tiap section (misalnya : halaman sampul tidak ada nomor halaman, Kata Pengantar & Daftar Isi & Daftar Tabel diberi nomor halaman jenis “i, ii, iii,…” , Bab I dst diberi nomor jenis “1,2,3…”) Untuk setiap pergantian jenis halaman tersebut diberikan break section. ( Menu Page Layout +Break +Next Page).

Penomoran Halaman

Seperti yang telah disebut pada poin 4, maka penomoran halaman akan menggunakan fasilitas break section. Setiap section diberi nomor halaman seperti yang dikehendaki ( Menu insert + Page Number + Format Page Number + Page numbering + start at … kemudian pilih letak nomor halaman bottom atau top of page) khusus halaman sampul, biasanya tidak ada nomor halaman header/footer nya perlu diedit (Menu insert + header/footer + edit header/footer + Design + pilih different first page).

Pembuatan Daftar Tabel

Tabel/Gambar/Bagan yang dibuat diusahakan diberi caption yang terdiri dari judul bab dan nomor gambar. (Menu References + insert Caption… pada option pilih label yang diinginkan, hilangkan tanda centang pada exclude label from caption). Untuk pembuatan daftar tabel/gambar/bagan maka pilih menu references + insert table of figures) maka daftar tabel dapat muncul secara otomatis. Apabila ada perubahan posisi halaman pada tabel/gambar/bagan, maka daftar tabel tinggal diklik kanan pilih update field.

Pembuatan Daftar Isi

Pembuatan daftar isi secara otomatis adalah dengan memilih references + table of contents. Apabila ada perubahan dalam letak halaman maka daftar isi tinggal di update (sama seperti update daftar tabel).

Editing dengan Document Map

Agar editing yang dilakukan dapat dilakukan dengan cepat maka dapat memanfaatkan fasilitas document map (Menu View + document map). Dengan fasilitas ini, perpindahan halaman yang akan diedit dapat berlangsung lebih cepat)

Kegunaan Microsoft Word untuk perkantoran Adalah sebagai Berikut:

1. Untuk menyimpan dokumen dalam ukuran yang kecil dengan format yang beragam. Sebagai contoh anda bisa mewarnai teks, menyisipkan gambar, dan lain-lain.
2. Untuk menyimpan berbagai format. Contoh format: .XML, .HTML, dan .RTF dan .TXT
3. Bisa ditambahkan addon. Contoh pada microsoft word 2003 kita tidak bisa membuka atau menyimpan dokumen dalam format .docx atau format office 2007. Maka kita bisa menginstall sebuah addon yang bisa berfungsi untuk menyimpan dalam format .docx dengan office 2003. atau juga bisa membuka dokumen .docx dalam office 2003.
4. Dengan Microsoft word kita bisa memformat tulisan/ dokumen kita beragam, contoh  cetak tebal, mewarnai, menyisipkan gambar, mengubah ukuran huruf, menyisipkan simbol, dan lain-lain. Dengan kata lain, microsoft word ini formatnya sangat lengkap.
5. Bisa membuat dokumen web. Misalnya anda mau membuat file berformatkan .HTML anda bisa menggunakan microsoft word. Dan mengupload ke server hosting anda. Namun ada sedikit kelemahan, yaitu: tata letaknya kurang bagus alias amburadul..hehe
6. Bisa melihat tampilan cetak. Dengan fitur ini anda bisa memastikan tulisan/ dokumen anda sudah mantap. Alias sudah sempurna baik dalam formatnya ataupun dalam tata letak halamannya. 

FUNGSI DAN KEGUNAAN MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sederhana sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.  Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Untuk lebih jelasnya fungsi-fungsi tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini:

Istilah-istilah dalam Excel

1. Cell : merupakan bagian terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255 karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3, cell D5

2. Worksheet (lembar Kerja) : merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.

3. Workbook (buku kerja) : merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)

4. Range : merupakan sekelompok cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6

5. Alamat Relatif : merupakan alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika dicopy ke cell lain.

Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah menjadi B8*6

6. Alamat Semi Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau kolomsehingga nilai tidak akan berubah.

7. Alamat Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5

8. Name Box : menunjukkan pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range melalui kotak nama disebelah kiri formula bar.

Contoh : Holla nama lain range A5:G7

Menulis Rumus

1.Operasi Logika

Dibawah ini terdapat operasi logika anda dapat menggunakan operasi resali atau perbandingan dengan lambang yang digunakan pada Excel dan fungsinya sebagai berikut :

a. = : sama dengan

b. > : lebih besar dari

c. < : lebih kecil dari d. >= : lebih besar atau sama dengan

e. <= : lebih kecil atau sama dengan f. <> : tidak sama dengan

2. Menggunakan Fungsi

Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah ada disediakan oleh Excel 2003, yang akan membantu dalam proses perhitungan. Kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Umumnya penulisan Fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik erupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung ().

A.Fungsi Logika

Fungsi logika adalah fungsi yang digunakan untuk menyelesaikan perhitungan-perhitungan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan fungsi logika yang digunakan adalah :

1. Fungsi If :

Bentuk penulisannya : =If(kondisi,nilai jika benar,nilai jika salah)

Contoh : =If(A5<17,”anak-anak”,”dewasa”)>30,”panas”,if(A5>0,”hangat”,”dingin”))

2. Fungsi String

Fungsi string berfungsi untuk mengubah isi text numeric menjadi bilangan

3. Fungsi VALUE :

digunakan untuk merubah nilai value menjadi nilai text,

penulisannya : =VALUE(text)

4. Fungsi FIND :

digunakan untuk menghasilkan posisi substring dari sebuah string atau suatu nomor yang dicari,penulisannya : =FIND(cari text,pada text,mulai nomor)

5. Fungsi MID

digunakan untu mengambil karakter tertentu dari sederet karakter, penulisannya : =MID(text,posisi awal,jumlah karakter)

6. Fungsi LEFT atau RIGHT :

digunakan untuk mengambil substring sebelah kiri atau kanan string, penulisannya =LEFT atau =RIGHT(text,jumlah karakter)

7. Fungsi REPLACE :

digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lain dalam sebuah string (sederetan karakter atau karakter),

penulisannya : =REPLACE(text lama,nomor awal,jumlah karakter,text baru)

8. Fungsi CONCATENATE :

digunakan untuk menggabungkan string menjadi satu kalimat maksimal 30 string,

penulisannya : =CONCATENATE(text1,text2,…)

B. Fungsi Tabel :

Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara vertikal (VLOOKUP) atau secara horizontal (HLOOKUP),

penulisanya : =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

Fungsi yang sering digunakan

1. fungsi Sum :

Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada satu range, penulisannya : =SUM(number1,number2,..)

2. Fungsi Average :

Digunakan untuk mencari nilai rata-rata,

penulisannya : =average(number1,number2,…)

3. Fungsi Max :

Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)

4. Fungsi Min:

Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data, penulisannya : =max(number1,number2,…)

5. fungsi Count :

Digunakan untuk menghitung jumlah data dari range yang kita pilih

6. Fungsi Stedev :

Digunakan untuk menentukan standart devisiasi dari suatu range, penulisannya : =stedev(number1,number2,…)

7. Fungsi Var :

Digunakan untuk menentukan nilai varience dari suatu range, penulisannya : =var(number1,number2,…)

Manfaat dari Kelebihan Ms Excel untuk Perkantoran

1. Buat grafik data dalam satu sel

Dengan Sparklines, fitur baru di Excel 2007 dan 2010, Anda dapat membuat grafik kecil dalam satu sel dengan cepat menemukan pola dalam data Anda. Ini merupakan cara cepat dan mudah untuk menyorot data penting seperti mengurutkan dari kecil ke besar atau sebaliknya, ini menghemat waktu Anda.

2. Tepat di titik sasaran – data yang benar dengan cepat

Excel 2007 dan 2010 memberikan perangkat tambahan filter baru dan menarik untuk PivotTables Anda.  Fitur Slicer menyediakan untuk Anda dengan banyak visualisasi tampilan PivotTable Anda sehingga Anda dapat memilah-milah secara dinamis dan menyaring data untuk menampilkan sesuai apa yang Anda butuhkan. With the new search filter, you can spend less time sifting through large data sets in your tables and PivotTable views, and more time analyzing. Dengan pencarian baru filter, Anda dapat menghabiskan waktu kurang memilah-milah kumpulan data besar dalam tabel Anda dan pandangan PivotTable, dan lebih banyak waktu menganalisis.

3. Meng-akses spreadsheet Anda darimana saja

Post your spreadsheets online and then access, view, and edit wherever from just about any computer or your Windows Mobile-based smartphone. Post spreadsheet Anda secara online dan kemudian mengakses, melihat, dan mengedit manapun dari hampir semua komputer atau smartphone berbasis Windows Mobile. With Excel 2007 and 2010, you can take advantage of a best-in-class spreadsheet experience across multiple locations and devices. Dengan Excel 2007 dan 2010, Anda dapat mengambil keuntungan dari pengalaman spreadsheet terbaik di kelas di beberapa lokasi dan perangkat. Microsoft Excel Web App. Microsoft Excel Web App. Edit documents in a Web browser when you’re away from your office, home, or school without compromising the quality of your viewing experience. Edit dokumen dalam browser Web ketika Anda berada jauh dari kantor, rumah, atau sekolah tanpa mengorbankan kualitas pengalaman menonton anda. Microsoft Excel Mobile 2007 and 2010. Stay current and take immediate action when necessary using the mobile version of Excel specifically suited to your smartphone. Tetap saat ini dan mengambil tindakan segera bila diperlukan menggunakan versi mobile Excel khusus cocok untuk smartphone Anda.

4. Connect, sharing,  dan mencapai lebih banyak saat bekerja sama

Co-authoring through the Microsoft Excel Web App makes it possible for you to edit the same spreadsheet with others simultaneously from different locations. Co-authoring melalui Microsoft Excel Aplikasi Web memungkinkan Anda untuk mengedit spreadsheet yang sama dengan orang lain secara bersamaan dari lokasi yang berbeda. You can see who’s working on a spreadsheet with you at the same time. Anda dapat melihat siapa yang bekerja pada spreadsheet dengan Anda pada waktu yang sama. All modifications are instantly shown and flagged so you can see where others are editing and who those editors are. Semua modifikasi yang langsung ditampilkan dan ditandai sehingga Anda dapat melihat di mana orang lain yang mengedit dan siapa orang editor.

5. Bertambah lebih canggih dalam presentasi data

Conditional Formatting in Excel 2007 and 2010 gives you more control over styles and icons, improved data bars, and the ability to highlight specific items in a few clicks. Conditional Formatting di Excel 2007 dan 2010 memberi Anda kontrol yang lebih gaya dan ikon, bar data yang lebih baik, dan kemampuan untuk menyorot item tertentu dalam beberapa klik. You also can display data bars for negative values to more accurately illustrate your data visuals. Anda juga dapat menampilkan bar data untuk nilai negatif untuk lebih akurat menggambarkan visual data Anda.

6. Manfaatkan PivotCharts lebih interaktif dan dinamis

Quickly gather more insights with the ability to display different data views directly in a PivotChart, independent of PivotTable views, to analyze and capture the most compelling picture of your numbers. Cepat mengumpulkan wawasan lebih dengan kemampuan untuk menampilkan data yang berbeda pandangan langsung di PivotChart, independen dari pandangan PivotTable, untuk menganalisis dan menangkap gambar yang paling menarik nomor Anda.

7.  Lakukan hal-hal yang lebih mudah dan cepat

Excel 2007 dan 2010 simplifies how you access features. Excel 2007 dan 2010 menyederhanakan bagaimana Anda fitur akses. The new Microsoft Office Backstage™ view replaces the traditional File menu to let you save, share, print, and publish your spreadsheets with just a few clicks. Microsoft Office Backstage baru melihat ™ menggantikan menu File tradisional untuk membiarkan Anda menyimpan, berbagi, mencetak, dan mempublikasikan spreadsheet Anda hanya dengan beberapa klik. And, with the improved Ribbon, you can access your favourite commands even more quickly by customizing tabs or creating your own to personalize the experience to your work style. Dan, dengan Ribbon ditingkatkan, Anda dapat mengakses perintah favorit anda bahkan lebih cepat dengan menyesuaikan tab atau membuat Anda sendiri untuk mempersonalisasi pengalaman dengan gaya kerja Anda.

8. Efisien model dan menganalisis hampir semua data

The PowerPivot for Excel add-in , a free download, provides groundbreaking technology such as streamlined integration of data from multiple sources and lightning-fast manipulation of large data sets with up to millions of rows. The PowerPivot untuk Excel add-in , download gratis, menyediakan teknologi inovatif seperti integrasi efisien data dari berbagai sumber dan-cepat kilat manipulasi set data besar dengan sampai jutaan baris. Business users can effortlessly publish and share analysis through Microsoft SharePoint Server 2010, and have other users enjoy the same Slicer, PivotTable, and fast-query capabilities when working on their Excel Services report Pengguna bisnis mudah dapat mempublikasikan dan analisis saham melalui Microsoft SharePoint Server 2007 and 2010, dan memiliki pengguna lain menikmati Slicer sama, PivotTable, dan kemampuan cepat-query ketika bekerja pada laporan Jasa Excel mereka.

9. Lebih memanfaatkan kekuatan untuk membangun lebih besar dan more complex spreadsheet

Power users and analysts rejoice! Power pengguna dan bersukacita analis! With the new 64-bit version of Excel 2007 and 2010, massive amounts of information are easier to analyze than ever before. Dengan versi 64-bit baru Excel 2007 dan 2010, sejumlah besar informasi lebih mudah untuk menganalisis daripada sebelumnya. Analyze large, complex datasets greater than the 2-gigabyte file size limit of previous Excel versions. Menganalisis besar, kompleks dataset lebih besar dari batas ukuran file 2-gigabyte versi Excel sebelumnya.

10. Publish and sharing melalui layanan Excel

SharePoint Server 2010 and Excel Services integration lets business users share analysis and results across their organization by publishing spreadsheets to the Web. SharePoint Server 2010 dan Excel integrasi Jasa memungkinkan pengguna bisnis analisis saham dan hasil dalam organisasi mereka dengan penerbitan spreadsheet ke Web. Build a business intelligence dashboard and share sensitive business information more broadly with co-workers, customers, and business partners in a security-enhanced environment. Membangun intelijen bisnis dashboard dan berbagi informasi bisnis sensitif secara lebih luas dengan rekan kerja, pelanggan, dan mitra bisnis dalam lingkungan keamanan yang ditingkatkan.